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会计凭证装订之探讨

来源:第六师检察分院           作者:梁瑜           发布时间:2017-11-17 23:49:34
   

 

会计装订是每一个会计人员必备的一项会计技能,会计凭证记账后,应及时装订。

一、会计凭证装订的概念。

会计凭证按其编制程序和用途的不同,分为原始凭证和记账凭证,前者又称单据,是在经济业务最初发生之时即行填制的原始书面证明,如销货发票、款项收据等。后者又称记账凭单,是以审核无误的原始凭证为依据,按照经济业务事项的内容加以归类,并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。这里的会计凭证装订是指将单据、票证等整理配套、订成册的加工的总称,或者将票据(包括图表、封面、封底、采用不同的订、粘的方法)使其连接起来,成为便于查证、保存的加工过程。加工实际上是先订后装,会计凭证装订是会计核算工作的组成部分之一。由于会计凭证是重要的会计资料,在会计核算当期和以后相当长一段时间内,有关经济监督部门在审查审核经济业务时,需要不断地翻阅,为使会计凭证长时间保存好,使用者查阅起来方便,会计凭证装订须做到科学、实用和美观。否则,不仅装订起来费时费力,而且使用也不方便,最终影响会计档案的质量。

二、做好装订工具的配备。一般装订工具配备如下:闸刀1架;取钉器1只;大剪刀1把;大针1枚(钢钩子针或用回型针折成V型);装订线若干;装订机1台;胶水1瓶;铁夹若干只;美工刀1把等。

三、会计凭证装订前的整理。在手工填制或电脑录入记账凭证的时候应对附件进行必要的外形加工:一是过宽过长的附件,应进行纵向和横向的折叠。折叠后的附件外形尺寸,不应长于或宽于记账凭证,同时还要便于翻阅;附件本身不必保留的部分可以裁掉,但不得因此影响原始凭证内容的完整;二是过窄过短的附件,不能直接装订时,应进行必要的加工后再粘贴于特制的原始凭证粘贴纸上。三是原始凭证的折叠方法。当原始凭证大过记账凭证时,大多数的作法是先折叠左边的角,再向里面折叠。这样折叠后折叠的角在下面,在查阅时要先拉开折叠的部分,再拉开折叠处的左边边角。还有一种方法是将折叠的顺序反过来:先向里折叠后,再折叠左边的角,这样折叠后折叠的角在上面,在查阅时,只需拉住上面的角一拉,即可全部拉开。四是原始凭证粘贴纸的外形尺寸应与记账凭证相同,各种不能直接装订的原始凭证,如汽车票、市内公共汽车票、火车票、出租车票等,如果是板状票证,可以将票面票底轻轻撕开,厚纸板弃之不用,应按类别整齐地粘贴于粘贴纸上,不得超出。粘贴时一般应横向进行,从右至左,并应粘在原始凭证的左边,逐张左移,后一张右边压位前一张的左边,每张附件只粘左边的0.5CM-1CM长,粘牢即可。最后还要在粘贴单的空白处分别写出每一类原始凭证的张数、单价与总金额。五是有的原始凭证不仅面积大,而且数量多,可以单独装订,如工资单,领料单等,但在记账凭证上应注明保管地点。

四、做好装订前的检查和准备工作。一是将会计凭证按顺序排列整齐,检查记账凭证是否按月按数字的正常顺序连续编号,是否有跳号或重号现象。二是通过设计后,看每月的会计凭证可以装订为几册,防止厚薄不均,造成不美观,厚度在1.7厘米左右为宜,但不得超过2厘米。三是摘除记账凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针)。四是整理检查记账凭证顺序号,如有颠倒须重新排列,发现缺号需查明原因后,再检查附件是否漏缺,随附齐全等。五是检查记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。六是垫角纸。可用120克左右厚度的牛皮纸裁成边长为4.5厘米的正方型,然后再对角线裁下,一分为二。七是包角纸。

五、提倡对角装订法。老式的装订一般采用粗线三孔进行线状,凭证整理整齐后,左侧涂抹浆糊,将凭证封面黏贴,夹子固定后手工打孔穿线。笔者建议用“对角装订法”装订,装订凭证应使用棉线,将包角纸放在凭证左上角,用2只铁夹夹紧与凭证一起装订。在会计凭证左上角90度角平分线上(距左顶角1.5厘米和3厘米处),用电钻打上二个直径0.4厘米的眼,实行二眼一线打结,结扣应是死的。串线和护角也有专门的方法;最后,待胶水风干后,将三角形的护角套嵌套在装订好的会计凭证的左上角(用少许胶水)即成,并在骑缝处加盖装订人名章压缝。

六、会计凭证装订的注意事项。一是封面纸要用120克的牛皮纸印制的,封面规格略大于所附记账凭证。二是装订前首先应将凭证进行整理。会计凭证的整理工作,主要是对凭证进行排序、粘贴和折叠,对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证,可按记账凭证的面积尺寸,先自右向后,再自下向后两次折叠。注意应将凭证的左上角或左侧面让出来,以便装订后,还可以展开查阅。三是要将科目汇总表及T型账户表装订进去,这样便于不查看账本就能快速查找某笔凭证。虽然现在普遍应用电算化,但科目汇总表还是应装订进去,做到不看账本便能知道当月的发生额。四是不能将几张一份的记账凭证拆开装订在两册中,要做到易于翻阅且美观。五是装订凭证厚度不一致,可用夹塞法,即在左边装订处夹塞,以求厚度与右边持平。该法适用于业务较多,凭证较厚的情况。夹塞时可用实际工作中使用过的或作废凭证封面适当的宽度剪裁好夹芯做塞的,方便而且也很节省。处理左边与右边持平的方法还有:每张记账凭证下附的原始凭证尽可能少,或很少的原始凭证即做记账凭证;这样记账凭证数量多的接近原始凭证数量,右边翘的可能性就小。这样,便可保证装订牢固,美观大方。六是每本封面上填写好单位、起止号码、凭证张数、财务主管人员和装订人员签章。七是按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类;编号与年份,以便以后查证调阅等。

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